Het laatste onderdeel van deze fase is het opstellen van een startnotitie.
De startnotitie vormt de basis (het plan van aanpak) voor de nieuwe financiering en bevat de randvoorwaarden en uitgangspunten die belangrijk zijn. Zowel voor de gemeente zelf als voor het werkveld brengt de startnotitie structuur in het proces. De gemeente geeft hiermee intern (politiek en ambtelijk) en extern een eenduidig beeld van de uitgangspunten van de nieuwe wijze van financieren.
In de startnotitie komen naast de eventuele randvoorwaarden en uitgangspunten (onder meer de doelstellingen), ook een tijdpad en de manier waarop draagvlak gecreëerd wordt aan de orde. Organisaties uit het werkveld zoals sportverenigingen, welzijnsorganisaties en gezondheidsinstellingen, kunnen betrokken worden bij de startnotitie voordat deze wordt vastgesteld.
De inhoudelijke uitgangspunten kunnen bijvoorbeeld goed worden voorgelegd aan het veld. De voorkeur gaat uit naar een startnotitie die besproken wordt met het veld. Er kan dan uitleg worden gegeven over de randvoorwaarden en het veld kan zijn mening geven over de notitie. Goede suggesties kunnen opgenomen worden in de startnotitie.
Een stap verder is het gezamenlijk opstellen van de startnotitie of visie. De ambtelijke organisatie kan de startnotitie uiteraard ook volledig zelf schrijven. In een relatief eenvoudig proces is deze keuze logischer dan in een ingewikkeld proces. Als weinig weerstand wordt verwacht, omdat de veranderingen niet ingrijpend zijn, heeft deze laatste keuze misschien zelfs wel de voorkeur.
Tip:
- Maak van de startnotitie geen ‘boekwerk’. De notitie moet helder en overzichtelijk zijn.
- Voorkom uitgebreide beschrijvingen en schrijf kort en bondig. Het stuk moet ook voor het veld bruikbaar zijn.
- Wees in de notitie duidelijk over wat er wel en niet mogelijk is.
Praktijkvoorbeeld De Bilt
Voor de subsidies van sport, jeugd, onderwijs, kunst, cultuur en het sociaal domein hanteerde de gemeente De Bilt een Algemene Subsidieverordening uit 2012. De gemeente wil echter in 2017 een bezuiniging doorvoeren. Door verschillende maatschappelijke veranderingen zijn aanpassingen in het subsidiebeleid nodig. De rekenkamercommissie van De Bilt evalueerde het huidige subsidiebeleid. Hieruit kwamen aanbevelingen voort ter verbetering van het het beleid. Op basis van dat onderzoek stelde het college van burgemeester en wethouders een startnotitie op. Hiermee wordt de gemeenteraad geïnformeerd en betrokken. Zij kan op basis daarvan keuzes maken over de inrichting van het herijkingstraject. In de startnotitie staan de uitkomsten beschreven die het nieuwe subsidiebeleid minimaal moet opleveren. Daarnaast is er een stappenplan opgesteld en zijn een aantal uitgangspunten beschreven.