Hoe te komen tot een subsidiesysteem

Uitgangspunten

Voor het opstellen van een nieuw subsidiestelsel is de eerste stap het formuleren van (objectieve) uitgangspunten. Uitgangspunten kunnen onder meer zijn: doelgericht, objectief, transparant, billijk, budgetneutraal, uitvoerbaar en controleerbaar.

Uitgangspunten subsidie- en tarievensysteem Enschede

  • Doel is de verenigingen resultaten te laten behalen en bepaalde veranderingen door te voeren.
  • Transparantie, eerlijkheid en objectiviteit staan voorop.
  • De criteria liggen vooraf vast. De afrekening vindt plaats op basis van openbare informatie en iedereen kan dit verifiëren.
  • Nieuwe subsidie-eisen sluiten aan bij doelen van collegeperiode.
  • Er is ruimte voor subsidie per sporter. Heel nauwkeurig kan worden bepaald welke inwoners in aanmerking komen voor financiële ondersteuning vanuit de gemeente. Op deze wijze kan de gemeente preciezer haar geformuleerde doelstellingen bereiken.

Terug naar boven
 
Na het opstellen van de uitgangspunten volgen onderstaande stappen:

Analyse huidige situatie

Inventariseer welke huidige subsidiemogelijkheden er zijn, zowel vanuit de gemeente (ook bij andere sectoren) als van derden (fondsen). Analyseer ook op welke wijze de gemeente de financiële middelen verdeelt. Ofwel hoeveel (indirecte) subsidie krijgen de sportverenigingen (Tarieven). Maak gebruik van ervaringen van andere gemeenten: hoe doen zij het en hoe ervaren zij hun systeem.
Terug naar boven
 

Criteria

Laat een klankbordgroep van sportaanbieders meedenken over de criteria. Neem de uitgangspunten en de doelen voor het sport- en beweegbeleid als basis voor de criteria voor het nieuwe subsidiestelsel. Door het vertalen van beleid in criteria kan de gemeente haar doelen proberen te realiseren.

  • Is de blik van de gemeente gericht op de jeugd, ouderen en/of kwetsbare groepen (mensen met een beperking of inwoners van bepaalde wijken)?
  • Wil de gemeente lokale samenwerking tussen sportverenigingen en scholen stimuleren?
  • Is samenwerking tussen verenigingen een belangrijk speerpunt?

Bepaal voor welke organisaties, verenigingen, stichtingen en/of accommodaties het subsidie- en/of tarievenstelsel bedoeld is en stel hiervoor heldere en toetsbare criteria op.

  • Wie komt in aanmerking voor subsidie: individuele sporters, sportverenigingen, ongeorganiseerde sportinitiatieven, commerciële sportaanbieders, bedrijven?
  • Wat ziet de gemeente als sport en bewegen en wat niet?
  • Moet een vereniging een minimum aantal leden hebben en worden van die leden alleen bepaalde groepen gesubsidieerd (bijvoorbeeld ouderen of mensen met een beperking)?
  • Als er in de subsidie een huisvestingscomponent zit, wordt er dan onderscheid gemaakt tussen het gebruik van een gemeentelijke en een niet-gemeentelijke accommodatie?

Heldere criteria helpen om het nieuwe beleid goed uit te kunnen voeren en ze voorkomen dat het beleid een ‘open eind’ krijgt.
Terug naar boven
 

Keuze maken

De beschrijving in ‘Varianten subsidies‘ geeft een beeld van de mogelijkheden die de verschillende varianten bieden. Vraag aan sportaanbieders waar behoefte aan is en combineer dat met het behalen van beleidsdoelstellingen. Maak aan de hand van de criteria een keuze voor enkele subsidiemogelijkheden en bedenk hoe de gemeente die zo effectief mogelijk kan toepassen zonder dat er misbruik van kan worden gemaakt.
Terug naar boven
 

Doorrekenen

Voordat de gemeente een nieuw tarievenstelsel vaststelt, is het goed om eerst de effecten van dit nieuwe systeem door te rekenen voor alle betrokkenen. Inventariseer vervolgens alle voordelen en nadelen en vraag de betrokkenen feedback op de uitkomsten.

Maak een overzicht van de consequenties per sportvereniging. Het zou kunnen zijn dat sportverenigingen er stevig op voor-of achteruit gaan, zonder dat dit gezien het nieuwe systeem logisch is. Betrek een deel van de sportverenigingen bij deze stap om ‘kinderziekten’ eruit te halen en erachter te komen op welke plekken het nieuwe systeem niet voldoet.
Terug naar boven
 

Subsidieplafond

Om te voorkomen dat er ‘open eind’-situaties ontstaan, is het instellen van een subsidieplafond verstandig. Met name bij subsidies voor vergoedingen van bepaalde kosten is het gebruik van een plafond noodzakelijk. Een toename van het aantal mogelijke subsidieontvangers kan leiden tot een overvraag. Met het instellen van een plafond worden de gemeentelijke subsidie-uitgaven beheersbaar.

Om teleurstellingen te voorkomen is het raadzaam om per subsidie aan te geven wat de gemeente doet als de aanvragen het totale budget overschrijden. Bij sommige subsidies kan de kaasschaafmethode toegepast worden: het bedrag van elke aanvraag wordt procentueel verminderd tot het niveau van het beschikbare budget. Een andere keuze is het toekennen van subsidies op basis van ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’. Een extra hulpmiddel om een overvraag te voorkomen, is het hanteren van een aanvraagtermijn (met deadline).

Het verhogen van het plafond is te overwegen als bijvoorbeeld:

  • meer organisaties dan verwacht aanspraak maken op subsidie.
  • kosten stijgen die organisaties vergoed kunnen krijgen.
  • het nieuwe subsidiestelsel gebaseerd is op het aantal (jeugd)leden en er meer mensen gaan sporten.

Als de oorspronkelijke budgetten onvoldoende blijken, kan de gemeente er desondanks aan vasthouden of creatief worden. Wat je ook beslist, zorg dat de communicatie helder is, want anders komt er kritiek.
Terug naar boven
 

Toetsen

Toets of de resultaten (subsidievormen en criteria) bij gaan dragen aan de doelstellingen uit het sport- en beweegbeleid. Zorg daarom voor instrumenten die de resultaten en/of effecten kunnen meten en evalueer na een paar jaar het nieuwe subsidie- en tarievensysteem. In Enschede (zie voorbeelden en instrumenten) is een voorzichtige positieve ontwikkeling waarneembaar waarbij sportverenigingen meer zijn gaan samenwerken. Ook krijgt de gemeente meer inzicht in de relatie tussen sportdeelname en de afstand tot sportaccommodaties.

Welke subsidies worden ingezet voor welke doelen (VNG 2003 en Beleidswijzer Sport & Bewegen 2017):

  1. Basissubsidies:
    • stimuleren van alle soorten van sportbeoefening en voorkomen van sportuitval (participatie, waarden en normen, sociale vaardigheden).
    • bevorderen van een gezonde actieve leefstijl (terugdringen overgewicht, vermindering motorische achterstanden, preventie sportblessures, terugdringen bewegingsarmoede).
  2. Ontwikkelingssubsidies:
    • stimuleren van projecten die bijdragen aan ontwikkeling van nieuw sportbeleid
    • stimuleren van vernieuwende en innovatieve sport- en beweegactiviteiten
    • ondersteunen van beweegaanbieders voor (het opleiden van) vrijwilligers en stimuleren van zelfredzaamheid van verenigingen.
  3. Activiteitensubsidies:
    • stimuleren van (opvallende) activiteiten en evenementen ter bevordering van sportbeleving.
    • stimuleren van sportstimuleringsactiviteiten.
    • stimuleren van activiteiten die bijdragen aan promotie van de gemeente.
  4. Waarderingssubsidies maatschappelijke waarde van sport:
    • stimuleren van activiteiten die bijdragen aan participatie van burgers in achterstandssituaties.
    • stimuleren van sportdeelname van specifieke doelgroepen.
    • stimuleren van de samenwerking tussen verenigingen en andere partners uit bijvoorbeeld onderwijs, gezondheidszorg, sociaal domein, kinderopvang en welzijn.

Terug naar boven
 

Overgangsregeling

Voor situaties waarin de (financiële) verschillen tussen het oude en nieuwe systeem te groot worden voor bepaalde betrokkenen, kan een overgangsregeling een uitkomst zijn. Een overgangsregeling biedt de mogelijkheid om in een relatief korte periode toe te groeien naar de nieuwe situatie. De overgangsregeling richt zich vaak alleen op de negatieve gevolgen van het nieuwe beleid, zoals bij de verhoging van tarieven en de verlaging van subsidies. Als de negatieve gevolgen in een overgangstermijn worden gecompenseerd, dan kost dat in veel gevallen extra geld.

Welke keuze ook gemaakt wordt, het is bij een gelijkblijvend budget niet te voorkomen dat er bij verschuivingen organisaties of verenigingen zijn die er financieel nadeel van ondervinden. Het is dan een afweging of alles gecompenseerd moet worden. Misschien zijn sommige veranderingen wel acceptabel (billijk) of toelaatbaar (omdat de regels strikter worden toegepast).

Bij een overgangsregeling kan ook gekeken worden naar de mate waarin organisaties of verenigingen negatieve gevolgen ondervinden, bijvoorbeeld door het hanteren van een bepaalde grens. Een organisatie komt bijvoorbeeld pas in aanmerking voor de overgangsregeling als de verandering groter is dan een bepaald percentage of bedrag per maand/jaar. Of ze krijgt alleen de verandering boven een bepaald bedrag of percentage gecompenseerd.

De lengte van de overgangstermijn

De lengte van de overgangstermijn verschilt. Als uitgangspunt kan worden aangehouden dat de overgangsperiode zo kort moet zijn als redelijkerwijs nodig is. Als al enige tijd bekend is dat het beleid gaat veranderen, kan een korte termijn wellicht volstaan. Soms zijn de wijzigingen zo ingrijpend en hebben ze dusdanige gevolgen dat een lange overgangstermijn nodig is. De lengte van de overgangstermijnen varieert van één tot en met vijf jaar, maar meestal wordt gekozen voor een periode van drie jaar.

Calamiteitenbudget

Er zijn verenigingen die ondanks de overgangsregeling in de problemen komen en mogelijk in hun voortbestaan worden bedreigd. Soms is dat onvermijdelijk, zeker als de gemeente het principe hanteert dat een vereniging niet afhankelijk mag zijn van subsidie of lage tarieven. In andere gevallen kan het wenselijk zijn om de vereniging een oplossing te bieden. Hiervoor kan de gemeente een calamiteitenbudget beschikbaar stellen.

Als een vereniging aanspraak wil maken op het budget, moet zij inzage geven in haar financiële administratie zodat de gemeente kan beoordelen of een bijdrage gerechtvaardigd is. Stel dat een sportvereniging in verhouding met andere verenigingen te weinig contributie vraagt aan haar leden en dat dit de reden is van de financiële problemen, dan krijgt de gemeente daar zicht op.

Afspraken vastleggen

Maak in ieder geval altijd afspraken over de termijn waarop een vereniging weer op eigen benen moet kunnen staan. Stel ook de vraag of een vereniging wel levensvatbaar is, als zij na de afgesproken periode nog niet zelfstandig verder kan. Uiteindelijk zal een organisatie voldoende draagvlak en draagkracht moeten hebben om zich te handhaven.
Terug naar boven
 

Vaststelling

Als het interactieve proces is afgerond en het beleid geformuleerd is, is het tijd voor vaststelling van het beleid. De gemeenteraad stelt verordeningen vast, uitvoeringsregels en/of beleidsregels kunnen ook alleen door het college worden vastgesteld. De situatie kan per gemeente verschillen. Soms stelt de gemeenteraad ook uitvoerings- en beleidsregels vast. Let er in dit laatste geval op dat als er wijzigingen moeten plaatsvinden in deze stukken, de raad hier opnieuw een beslissing over moet nemen terwijl het eigenlijk over de uitvoering van het beleid gaat. Volgens het dualisme is het college bevoegd hier beslissingen over te nemen.

Neem het verantwoordelijke bestuur mee in de beleidsontwikkeling. Door raadsleden op de hoogte te houden van het proces en de raad een startnotitie vast te laten stellen, creëer je draagvlak en is de kans groot dat het proces succesvol wordt afgerond. Wanneer de raad de stukken in vergevorderd stadium pas voor het eerst ziet, is de kans groot dat er een discussie ontstaat die al eerder gevoerd is en er helemaal niets wordt vastgesteld. Dat is uiteraard jammer van de tijdsinvestering.

Tijdens de raadsvergadering kunnen raadsleden amendementen indienen. Als de raad die aanneemt, kan het beleid in het stadium van vaststelling nog wijzigen. Dergelijke wijzigingen zijn niet altijd even gunstig. Houd rekening met deze mogelijkheid zowel in de communicatie naar het veld als in het proces (zorg voor voldoende tijd voor de uitvoering).

Soms worden de verschillende onderdelen van het nieuwe beleid afzonderlijk van elkaar vastgesteld (verordening, uitvoerings- en beleidsregels). Denk bijvoorbeeld aan het eerder vaststellen van een verordening dan van de beleidsregels. Hierdoor kan een situatie ontstaan waarin de subsidieaanvragen zijn gebaseerd op oude beleidsregels (immers, nieuwe zijn nog niet vastgesteld), maar getoetst moeten worden aan de nieuwe subsidieverordening.

Tip:

Om dergelijke situaties te voorkomen, is het verstandig hierover vooraf na te denken en er eventueel iets over op te nemen in de verordening.

 

Als dat mogelijk is, kan men ook kiezen voor het later in werking laten treden van de verordening, ook al is deze al wel vastgesteld. Het liefst voorkom je dit door verordeningen, uitvoerings- en beleidsregels niet afzonderlijk van elkaar vast te stellen.

Vlak na vaststelling van het nieuwe beleid kan het gebeuren dat er nog wat kleine foutjes of onlogische zaken in het beleid staan die gemakkelijk op te lossen zijn door deze in het overleg van het college van B&W te brengen. Als de raad de stukken waarin wat veranderd moet worden heeft vastgesteld, moeten de wijzigingen ook naar de raad. Het is sneller om dergelijke wijzigingen door het college te laten vaststellen.
Terug naar boven
 

Evaluatie

Evalueer de invoering van nieuwe subsidies na een periode van een jaar.
Voorbeeld hiervan:

Terug naar boven
 

Varianten subsidies Voorbeelden en instrumenten