Stap 2 - Afspraken en plannen maken

Met partners komen tot afspraken en een plan van aanpak

Aan het begin van de samenwerking stel je met elkaar een gezamenlijke ambitie vast en bespreekt hoe je deze ambitie wilt realiseren. Bijvoorbeeld: ‘de partners in het samenwerkingsverband hebben tot doel dat alle mensen met een beperking dicht bij huis passend kunnen sporten en bewegen’.

Deze ambitie geeft richting aan de de plannen en activiteiten. Voor de duurzaamheid van de samenwerking is het van belang om regelmatig met elkaar te reflecteren op de gezamenlijke ambitie. Doen we de juiste dingen en staan we nog steeds achter de geformuleerde ambitie.

Een valkuil is dat je bij een nieuw initiatief te snel wilt overgaan tot een praktisch plan of juist blijven hangen bij een goed gesprek hierover. Mogelijk zijn er bestaande netwerken of initiatieven waarbij je kunt aansluiten of van kunt leren. Een analyse van de regio kan hierbij helpen.

• Hoeveel mensen met een beperking wonen in de regio en welke behoefte hebben zij?
• Welk sport- en beweegaanbod bestaat al en zijn er initiatieven waar we op kunnen aansluiten?
• Zijn er nog meer vraagstukken die het regionale samenwerkingsverband kan oppakken en uitvoeren?
• Hoe ziet het mogelijke netwerk eruit?

Om te komen tot een goed plan zijn mensen met verschillende kwaliteiten nodig. Het omzetten van de gezamenlijke ambitie naar een plan vraagt om mensen die elkaar aanvullen; de een is gericht op resultaat, de ander heeft oog voor planning en details en een derde kan goed het overzicht houden. Deze groep bereidt het maken van het plan goed voor en verdeelt de taken, maakt duidelijke afspraken en een realistische begroting.

Ook kijken zij of er nog meer mensen of middelen nodig zijn, of er eventueel schakels ontbreken. Om inzicht te krijgen in waar je je op kunt focussen en welke activiteiten van belang zijn kan een analyse van de regio gemaakt worden. In deze fase is het goed om na te denken welke andere mensen of organisaties nodig zijn voor de verdere ontwikkeling en uitvoering van het plan. Bijvoorbeeld managers die bepalen hoeveel tijd en welk budget er voor beschikbaar is en wellicht politieke leiders of bestuurders met invloed. En natuurlijk ook mensen met een beperking zelf.

Als je het plan hebt geschreven onderzoek je of het plan goed doordacht is en klaar is voor de uitvoering. Kijk nog een keer goed en kritisch naar het plan. Of vraag een externe deskundige om het plan te beoordelen.

TIP: kies de juiste samenwerkingsstructuur

Kies voor een juiste samenwerkingsstructuur, met op elk niveau voldoende mandaat ten behoeve van snelle besluitvorming, goede afstemming, behoud van motivatie en gevoel van eigenaarschap. Het is goed onderscheid te maken tussen een stuurgroep en de uitvoeringsorganisatie, maar let dan op een aantal aandachtspunten:

• Bepaal met elkaar een overlegstructuur, maak onderscheid wanneer strategische en wanneer uitvoerende zaken worden besproken. Zorg voor een planning van het project.
• Spreek met elkaar de taken en verantwoordelijkheden af, maak heldere afspraken.
• Zorg dat de stuurgroep voldoende betrokken is en blijft bij het project door ze bijvoorbeeld ook enkele keren uit te nodigen bij sport- en beweegactiviteiten voor mensen met een beperking.
• Als de besluitvorming toch meer op het niveau van de stuurgroep ligt: houd daadkracht in de uitvoeringsorganisatie. Dit kan door een persoon (bijvoorbeeld de coördinator) als ‘linking pin’ in te zetten tussen beide groepen.
• Zorg voor een effectieve overlegstructuur, zodat er voldoende tijd blijft voor de uitvoering van de activiteiten.

TIP: denk na over hoe je de samenwerking duurzaam wilt maken

Voor het richten en het inrichten van de samenwerking maak je met elkaar organisatorische keuzes. Zij vormen de ‘bouwstenen’. Bespreek daarbij ook al hoe je de samenwerking duurzaam maakt en hoe je daar vanaf de start al aan kunt werken. Dit hoeft nog niet in beton gegoten te worden maar maakt het later makkelijker om de samenwerking voort te zetten.

Denk bij de bouwstenen aan de structuur van de samenwerking, de financiering, beleid en uitvoering, verbinding met andere partners, taken/ rollen en deskundigheid, communicatie en monitoring en evaluatie.

TIP: werk samen aan de planvorming

Voer eerst het gesprek met alle betrokken partners in de gekozen samenwerkingsstructuur en werk het plan pas daarna uit op papier. Ga in op inhoud, maar ook op belangen, ideeën voor de organisatie en het proces. Schakel zo nodig een onafhankelijke procesbegeleider in. Laat alle partners onderdelen van het plan op papier zetten, bijvoorbeeld tijdens gezamenlijke schrijfsessies. Vergeet niet om ook een communicatieplan te maken.

Zichtbaar maken van wat het samenwerkingsverband gaat doen is belangrijk om resultaten te bereiken.

TIP: investeer in een duurzame relatie

Samenwerken vraagt om vertrouwen. Partners die elkaar al kennen, hebben hierin een voorsprong. Als zij elkaar nog niet kennen of als er cultuurverschillen zijn, moet het vertrouwen nog groeien. Investeer hierin. Als het contact goed is, overwin je gemakkelijker grote wijzigingen of tegenslagen in een project.

TIP: koester het enthousiasme van de betrokkenen

Een samenwerkingsverband valt of staat met mensen. Veel betrokkenen van een samenwerkingsverband werken vanuit het enthousiasme om mensen met een beperking te kunnen laten sporten. Koester dit enthousiasme. Het zorgt ervoor dat mensen zich vanuit hun passie in blijven zetten voor een goede match tussen vraag en aanbod en om de randvoorwaarden hiervoor te verbeteren.

TIP: spreek tijdens de planvorming af wat je wilt meten

Evaluatie is geen doel op zich, maar geeft inzicht in de resultaten. Spreek af wat je wilt meten, maak dit zo concreet mogelijk en houd tijdens de uitvoering de resultaten bij. Want als aan het begin niet duidelijk is wat je wilt monitoren kun je achteraf niet evalueren.Indicatoren om te meten zijn bijvoorbeeld het aantal mensen met een beperking dat een passend sport- of beweegaanbod heeft gevonden, het aantal aanbieders, het aantal opgeleide trainers. En maak ook afspraken over de rapportage van de gegevens. Hoe vaak, waar en wanneer wordt er gerapporteerd?

Daarnaast is het goed om te monitoren hoe de samenwerking verloopt. Wat heb je samen bereikt? Wat zijn verbeterpunten voor de komende periode? Het regelmatig stellen en beantwoorden van deze vragen geeft inzichten om de samenwerking bij te stellen en te verbeteren. Bijkomend voordeel is dat je draagvlak creëert door hierover met elkaar te praten.