Bij het vormen van het projectteam is het belangrijk dat je ervoor zorgt dat de organisaties en personen in het projectteam de ambitie delen. Probeer dus mensen aan te laten haken die net zoveel enthousiasme hebben voor het onderwerp als jij. Het is ook belangrijk om verder te kijken dan alleen de sector sport en bewegen. Zoals in eerdere stappen al besproken is het betrekken van sectoren als onderwijs, zorg, de GGD, verkeer en vervoer en ruimtelijke ordening noodzakelijk als je een omgeving beweegvriendelijk wilt inrichten. In hoeverre al deze sectoren ook onderdeel moeten zijn van het projectteam hangt mede af van de stakeholderanalyse die je in stap 3 hebt gedaan.
Kaats en Van Opheij (2012) ontwikkelden het ‘Common Eye Model’ voor een goede samenwerking tussen organisaties en onderscheiden daarin 5 kenmerken. Allereerst een gedeelde ambitie, die staat centraal. Daarnaast is belangrijk om te zorgen voor een goede relatie, helderheid over elkaars belangen, goede afspraken en een heldere structuur en een duidelijk vormgegeven proces dat gemonitord wordt.
In de communicatie onderling is het belangrijk om duidelijk te maken waar het over gaat. In verschillende sectoren wordt ander jargon gebruikt. Het is daardoor lang niet altijd direct duidelijk wat er bedoeld wordt met termen als interventie, koppelkans, project, evalueren of monitoren. Gaat het bij het laatste bijvoorbeeld over het effect of over het proces dat je wil evalueren? En wat evalueer je? Is het het aantal speelplekken dat is gerealiseerd of het aantal kinderen dat meer is gaan buiten spelen? Ook is het van belang om de afspraken die je maakt goed vast te leggen en te blijven afstemmen of iedereen nog steeds op een lijn zit.
Het is op dit moment in het proces naar een beweegvriendelijke omgeving ook van belang dat je het participatietraject goed vormgeeft. Bewoners en bewonersorganisaties zijn in een eerder stadium natuurlijk al betrokken, of in ieder geval geconsulteerd, maar zorg dat het niet daarbij blijft. Communicatie met de stakeholders (inclusief de bewoners) is cruciaal om draagvlak voor de plannen te behouden en mogelijke weerstand te voorkomen. Besef ook goed dat het bijna onmogelijk is om iedereen tevreden te houden. Een goed participatieproces, waarin de betrokkenen zich serieus genomen voelen en waarin je helder kan uitleggen waarom bepaalde keuzes worden gemaakt, leidt tot meer draagvlak en eigenaarschap en het vergroot de persoonlijke betrokkenheid.
Bij Tips en Handreiking vind je een aantal handige artikelen en instrumenten die je kunnen helpen bij het participatieproces.
Begin op tijd na te denken over hoe je het beleid organiseert. Denk aan een interdisciplinair projectteam, dus verspreid over meerdere beleidsterreinen, zorg dat het interactief is en dat je de bewoners ook een rol geeft.
- Maak afspraken over samenwerking: wie is waar verantwoordelijk voor? Zorg dat er een trekker is voor de realisatiefase die het geheel overziet en tussentijdse afstemming tussen betrokkenen organiseert.
- Zorg voor goede afspraken over communicatie. Tijdens de uitvoering en oplevering speelt communicatie een belangrijke rol. Wie informeer je wanneer, kun je de pers interesseren en betrek je inwoners hierbij? Maak een communicatieplan en wijs een trekker aan die verantwoordelijk is voor de uitvoering.
- Stel de beschikbare uren, middelen en financiën voor het projectteam vast.
- Maak het proces helder voor alle betrokkenen, bijvoorbeeld door het proces te visualiseren en tussentijdse mijlpalen te formuleren.
