In de stap ‘plan van aanpak’ komen alle voorgaande acties samen in een geschreven plan. Waarin o.a. doelen, activiteiten, communicatie en borging aan de orde komen.

Van beginsituatie naar doel
Nu de beginsituatie in beeld is en met verschillende disciplines ideeën zijn geopperd is de fase van keuzes maken en doelen stellen aan de orde. Met daaraan het uitwerken naar nodige activiteiten gekoppeld. Wat wordt je gezamenlijke stip op de horizon? Hoe en wanneer ga je dat bereiken? Dit ‘wat’, ‘hoe’ en ‘wanneer’ kun je in een plan van aanpak uitwerken. Hoewel er gaandeweg nog van alles kan veranderen, geeft een helder plan van aanpak houvast en een richting.

Wanneer je hebt nagedacht over wat het doel van de verandering is, kan de A3-methode van het NJi gebruikt worden om een (jaar)plan op te stellen en de uitvoering daarvan te organiseren. Kenmerkend voor deze methode is de weergave van het (jaar)plan op één pagina van A3-formaat.

Bij het formuleren van de juiste doelen kun je ook aansluiten op (bestaande) doelen. Bijvoorbeeld doelen die geformuleerd zijn op het valprotocol (valpreventie) of verbeteren van kwaliteit van leven. (Meer) bewegen kan bij deze doelen ook een belangrijk onderdeel zijn.

Enkele handige tips uit de handleiding ‘In tien stappen van project naar effect‘ van Vilans:

• Maak een actieplan met daarin welke acties voor welke datum moeten gebeuren om het einddoel te halen. Het Kennisplein Zorg voor Beter biedt een format voor een actieplan om jullie hierbij te helpen.
• Houd bij het kiezen van de acties altijd rekening met de doelgroep die het moet gaan doen. Wat past bij hun leerstijl (klassikale scholing, leren door te doen, te observeren etc.).
• Maak projectteamleden ook verantwoordelijk voor de acties en stem de datum af. Spreek direct af hoe de projectteamleden jou hierover informeren, zodat jij weet of een actie is gedaan.

Plan van aanpak op papier

Het uitwerkingen van een Plan van Aanpak kan in allerlei vormen. Belangrijk is dat het overzichtelijk blijft, helder is in de stappen, wie wanneer wat gaat doen of klaar moet hebben en zeker ook met welk budget.
In de Starterskit voor bewegen in de ouderenzorg vind je een (downloadbaar) werkdocument voor een plan van aanpak. Op deze pagina ook extra informatie om mee te nemen in deze stap.
Om alle verzamelende gegevens te bundelen (per afdeling of team) en te koppelen aan je plan van aanpak kun je dit document inzetten.

Ervaring uit de praktijk: “Je wordt je wel bewuster van de dingen die er moeten gebeuren, maar vond het wel moeilijk om het in de goede vakken te zetten” Zorgmedewerker Nancy van Amstelring, Scala Amsterdam”

Communicatie
In deze fase is communicatie een belangrijk onderdeel. In de eerdere fase zijn medewerkers betrokken geweest en zijn nu meer op afstand omdat alle creatieve ideeën gebundeld worden tot een concreet plan. Regelmatig het onderwerp aan de orde stellen is daarom van belang om iedereen betrokken te houden, op de hoogte te houden van de stand van zaken en een stukje bewustwording dat bewegen een onderdeel is van zorg en een vast onderdeel is binnen de organisatie.

Een idee is natuurlijk om een kick-off bijeenkomst te organiseren voor medewerkers (bewoners, familie en vrijwilligers). Zet bewegen op de kaart, laat weten dat bewegen een onderdeel is van jullie aanpak (visie / werkwijze). Lees in de Zorg voor Beter-pdf hoe je een kick-off bijeenkomst kunt organiseren.

De Communicatie-matrix uit de Starterskit voor bewegen in de Ouderenzorg kan je helpen en op ideeën brengen hoe dit aan te pakken. Vergeet ook zeker niet bewegen tijdens teamoverleggen of MDO op de agenda te zetten, in de nieuwsbrief te vermelden en op het prikbord een lijst van activiteiten te hangen.

Borging & implementatie
Vergeet in je plan van aanpak niet om het hoe & wat rondom de evaluatie van het proces te beschrijven en zeker ook na te denken over implementatie van activiteiten.

Hieronder enkele instrumenten die ingezet kunnen worden in deze stap. Deze instrumenten zijn door professionals getoetst en waardevol bevonden.

In de checklist van Kennisportal.com vind je de hoe & waarom je een projectevaluatie in je proces mee moet nemen.

Op het Kennisplein Zorg voor beter, bij het thema Verbeteren doe je zo vind je een checklist voor borging. Deze checklist geeft projectleiders houvast om systematisch stil te staan bij borgingsaspecten tijdens het opzetten en afronden van een project.

De ImplementatieWijzer van VU Medisch Centrum Amsterdam helpt om inzicht te krijgen in de aanvangscondities en in de factoren die gedurende het project invloed hebben op het succes van implementatie. Het proces is verdeeld in drie fases: voorbereiding, invoering en continuering. De ImplementatieWijzer is ontwikkeld in het kader van een Zorg voor Beter project van ZonMw.

Wanneer een zorgorganisatie een verandering invoert zijn er veel factoren die het succes van deze verandering bepalen. De Veranderplanner is een instrument waarmee je voorafgaand aan een project kunt te bepalen in hoeverre deze succesfactoren bekend zijn en waar nog aandacht aan besteed moet worden.