Een belangrijk onderdeel van je inkoopproces is het specificeren van de vraag. Meestal leidt functioneel specificeren tot betere circulaire oplossingen.
Bij functioneel specificeren vraag je niet om een product, maar om een resultaat. Je beschrijft de behoefte of de prestatie van hetgeen je wilt laten ontwikkelen. Hierbij vul je zo weinig mogelijk technische details in. Dit geeft marktpartijen de ontwerpvrijheid om innovatieve circulaire en biobased oplossingen te bedenken.
Abstractieniveau
Functioneel specificeren kan op verschillende (abstractie)niveaus plaatsvinden. Hoe hoger het abstractieniveau, hoe groter de ontwerpvrijheid. Kies aan het begin van een project een hoog abstractieniveau, bijvoorbeeld: ‘geluidswering tot 65 decibel aan de gevel’. Daarmee voorkom je dat je te vroeg al gedetailleerde ontwerpkeuzes maakt over bijvoorbeeld materiaalgebruik. Naarmate het project vordert, stel je meer gedetailleerde eisen. Bijvoorbeeld: ‘een losmaakbaarheidsindex van 0,8 van schermpanelen en stijlen’ en ‘een ontwerplevensduur van vijftig jaar’.
Actiepunten
- Maak een overzicht van functionele behoeften.
- Specificeer waaraan een oplossing moet voldoen, zonder de oplossingsruimte van de marktpartijen in te perken.
- Toets de haalbaarheid van de specificatie aan de markt. Bijvoorbeeld via een marktconsultatie.
- Omschrijf hoe een marktpartij kan aantonen dat zijn oplossing aan de specificatie voldoet. Geef daarbij aan hoe je dit gaat toetsen.
Resultaat
Je hebt een functionele specificatie opgesteld voor het Programma van Eisen.
“Bij functioneel specificeren vraag je als aanbestedende dienst niet om een product, maar om een resultaat. Wil je bijvoorbeeld een speelplek laten aanleggen? Formuleer dan geen technische specificaties voor producten, maar een vraag als: hoe houden wij de speelplaats langdurig vitaal? Daarmee vraag je de markt mee te denken over en verantwoordelijkheid te delen voor de inrichting van de speelplaats. Leg functionele prestaties contractueel vast in de aanbesteding. Eis bijvoorbeeld dat de speelplek elke dag bespeelbaar is, of dat je elk jaar onderzoekt of de plek nog aan de behoefte voldoet.”
Richard Migchielsen, projectleider Innovatieplatform Duurzame Sportsector (7)
Veelgestelde vragen
