2. Onderzoek wat haalbaar is voor de markt

Voordat je het project aanbesteedt, is het goed contact te leggen met marktpartijen. Door in de voorfase met elkaar te praten, krijg je beter inzicht in de innovatieve oplossingen op het gebied van circulariteit en welke eisen voor de markt haalbaar zijn. Hierdoor kun je de uitvraag en inkoopprocedure beter formuleren. Anderzijds krijgen de marktpartijen een beter beeld van jouw behoeften als potentiële opdrachtgever. Hierdoor kunnen zij inschrijvingen doen die beter beantwoorden aan de vraag. Dit wederzijds begrip draagt bij aan een doelmatig afwikkelen van de procedure.

Dialoogronden

Om contact tot stand te brengen, kun je dialoogronden organiseren. Door onderlinge dialoog krijg je een goed inzicht wat marktpartijen kunnen bieden. Daarnaast kun je aan de marktpartijen vragen: wat zijn gebruikelijke eisen, waar liggen circulaire kansen, wat zijn de risico’s?

Daarnaast kan een dialoog tussen ketenpartners onderling hen stimuleren om samen te werken aan de oplossing die het beste bijdraagt aan het realiseren van de ambities, aldus Sportief Aanbesteden, p44.

Marktconsultatie of informatiebijeenkomst

Wanneer dialoogronden te intensief of niet mogelijk zijn, kun je kiezen voor een marktconsultatie vooraf of een informatiebijeenkomst.

Bij een informatiebijeenkomst licht je de behoeften en verwachtingen toe bij de start van het inkoopproces. Bij een marktconsultatie kies je – afhankelijk van de doelstelling – voor een digitale Request for Information, een 1-op-1-gesprek of een plenaire setting.

Actiepunten

• Leg in de voorfase van een aan te besteden project contact met marktpartijen.
• Bepaal de intensiteit van de interactie op basis van de grootte van de uitvraag: is de interactie proportioneel?
• Documenteer nauwkeurig de interactie met marktpartijen, zodat je een level playing field kunt borgen. Geef ook aan welke gevolgen de marktconsultatie heeft voor de aanbestedingsvorm of de formulering van de uitvraag.

“Voor een circulair te bouwen sportaccommodatie organiseerden we een marktverkenning in de vorm van een plenaire setting. De marktpartijen konden bij verschillende aspecten van circulariteit aangeven: ‘kan ik wel of niet aan voldoen’, of: ‘wil het wel maar dan heb ik dit of dat nodig’. Naar aanleiding van deze setting zijn de ambities bijgesteld en kon de gemeente een realistische uitvraag formuleren.”
Harry Vedder, CEO van M3V (5)