Stap 7 Communiceren van bevindingen

Om de resultaten van de evaluatie zo goed mogelijk te communiceren, is het belangrijk te achterhalen wie de doelgroep is, welke informatie aan die doelgroep wordt gegeven en welke vorm van communicatie daarvoor optimaal is. Afhankelijk van de doelgroep zal dezelfde informatie op verschillende manieren gecommuniceerd moeten worden. Dit kan bijvoorbeeld in een rapportage, maar denk ook eens aan het gebruik van een presentatie, poster, filmpje, factsheet, infographic of website.

Aandachtspunten voor de communicatie zijn:

• Bedenk wat het doel van de communicatie is: wil je mensen bijvoorbeeld informeren, stimuleren of om commentaar en advies vragen?
• Aan wie moeten de resultaten gepresenteerd worden en wat zou hen het meeste aanspreken? Zijn zij geïnteresseerd in de boodschap, wat is daarvan voor hen van belang? Benoem dat en sluit daarop aan.
• Zorg dat de stijl van presenteren of schrijven past bij de inhoud van de boodschap en bij de doelgroep. Bedenk hoe iedere groep informatie zoekt en gebruik het meest geschikte kanaal om de boodschap over te dragen.
• Gebruik begrijpelijke taal: gebruik geen onnodig ingewikkelde woorden (leesbaar, kort, zonder vaktermen).
• Bedenk van tevoren wat de kern van de boodschap is. Zorg dat dit in de presentatie goed geïllustreerd wordt.
• Focus op de doelen, het resultaat en het effect. Het verloop van het proces is meestal voor de toehoorder of lezer minder relevant.
• Betrek de medewerkers van de afdeling communicatie erbij. Zij kijken met een frisse blik. Zij weten welke middelen bij welke strategie passen, welke kanalen handig zijn en hoe de boodschap het beste geformuleerd kan worden. En zij kunnen adviseren over het moment van communicatie.

Het kan, indien mogelijk, illustratief zijn om vergelijkingen te maken met landelijke cijfers of andere gemeenten. Dit kan bijvoorbeeld via www.sportenbewegenincijfers.nl/kaarten of waarstaatjegemeente.nl.