Na het beantwoorden van de vragen ‘Waarom?’, ‘Is het mogelijk?’ en ‘Wat is er al?’ is je volgende vraag ‘Wat is nodig om goed te kunnen monitoren en evalueren?’ Hieronder worden enkele randvoorwaarden behandeld die belangrijk zijn voor een zo goed mogelijk proces van monitoren en evalueren.
Draagvlak
Het helpt wanneer het lokale bestuur, evenals prominente bestuurders van de aan sport aanpalende beleidsterreinen (gezondheid, welzijn, onderwijs, et cetera), hun goedkeuring geven aan de plannen en bereid zijn deze te faciliteren. Politiek en bestuurlijk draagvlak is voornamelijk belangrijk voor de financiering en personele inzet van het monitoren en evalueren. Daarnaast is draagvlak van de partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van monitoring en evaluatie belangrijk. Betrek deze partijen bij voorkeur al vanaf het begin bij de plannen.
Organisatiestructuur en samenwerkingspartners
Aandachtspunten ten aanzien van de organisatie van monitoring en evaluatie zijn:
- Wie is hoofdverantwoordelijk voor de monitor of de evaluatie?
- Wie voert de monitor of evaluatie uit en heeft de coördinatie van gegevensverzameling, -beheer en -verwerking?
- Wat is de tijdsplanning (wanneer is de informatieverzameling, de afronding van de dataverzameling et cetera). Zijn hierover goede afspraken en zijn deze vastgelegd?
- Wie zijn de sleutelfiguren binnen de gemeente (ook op wijk- of verenigingsniveau)?
- Welke organisatiestructuur is er nodig (projectgroep en/of een stuurgroep) en wie maakt hier deel van uit?
- Hoe wordt er gecommuniceerd met alle betrokkenen over het nut van monitoring en evaluatie?
- Hoe worden de werkzaamheden van monitoring en evaluatie in de personele werkplannen begroot?
Om het monitoring- en evaluatiebeleid goed in te bedden in de organisatie, is het belangrijk dat bekend is bij wie de monitoring en evaluatie belegd is binnen alle betrokken organisaties. Uitgaande van sport- en beweegbeleid zijn mogelijke samenwerkingspartners: uitvoeringsdiensten (buurtsportcoaches/combinatiefunctionarissen inclusief hun werkgeversorganisatie, jeugd- en jongerenwerk), wijk- en buurtorganisaties, gemeentelijke afdelingen, GGD, provincie, lokale of provinciale sportraad, collega-gemeenten, sportverenigingen, fitnesscentra, adviesbureaus, kennisinstellingen en inwoners.
Elke betrokkene moet inzicht hebben in het belang van zijn of haar deeltaak in het grote geheel. Dat geldt zeker wanneer je voor de monitoring afhankelijk bent van medewerkers van andere organisaties en je moet vertrouwen op hun bereidwilligheid.
Middelen en hulpbronnen
Om monitoring en evaluatie goed van de grond te krijgen, zijn mensen (competenties en uren), financiële middelen en materialen (voor meten, dataopslag en dataverwerking) nodig.
Bij onvoldoende budget kan het efficiënt en voordelig zijn om met collega-gemeenten gezamenlijk onderzoek te verrichten. Bij onvoldoende capaciteit (competenties en/of tijd) kan gebruikgemaakt worden van externe ondersteuning via bijvoorbeeld GGD’s, adviesbureaus of onderwijsinstellingen.
Ga naar 'Stap 3 Selectie van indicatoren'
